Agent ou agente au registre des sociétés

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Le Barreau du Québec cherche son futur agent ou sa future agente au registre des sociétés pour un poste permanent syndiqué.

L’agent ou l’agente au registre effectue, en regard du registre des sociétés, les entrées de données afférentes. Il ou elle assure le contrôle de conformité au cadre réglementaire et opérationnel de ce registre. Il ou elle a charge des authentifications de signatures, des certificats et attestations de membres. 

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes  :

• Assurer le service à la clientèle, notamment en acheminant les formulaires d’engagement, de modifications ou de déclarations du membre aux avocats et avocates qui en font la demande;
• Répondre aux demandes de renseignements concernant le registre ainsi qu’aux données qui y sont inscrites, en respect des lois et règlements;
• Recevoir les formulaires d’engagement, de modification ou de déclaration du membre et s’assure, par un contrôle de conformité, que les documents sont bien complétés;
• Vérifier la réception du paiement et le transmettre au Service des finances;
• Effectuer l’ouverture des dossiers informatiques des sociétés qui s’inscrivent au registre;
• Effectuer les entrées de données au registre informatisé approprié conformément aux délais établis par règlement ou directive;
• Effectuer tout suivi et transmet l’ensemble de la correspondance nécessaire;
  Numériser ou classer les documents, tenir à jour les dossiers et assurer le suivi des statistiques sur le registre;
• Préparer aux fins de signature les authentifications de signatures, les certificats de membres en règle, les attestations des membres et ex-membres ou tout autre genre de certificat ou d’attestation après avoir procédé aux vérifications d’usage, et ce, conformément aux lois et règlements;
• Tenir la comptabilité des sommes perçues pour les attestations, les certificats de membres en règle et les authentifications de signatures et en effectue le dépôt au Service des finances;
  Confectionner les attestations ou certificats de membre à être déposés devant le Conseil de discipline;
• Obtenir les rapports informatiques requis et effectuer les recherches nécessaires en lien avec le rapport annuel;
• Facturer, encaisser et délivrer les reçus de tous les documents authentifiés (authentifications de signatures, certifications de membres en règle et autres attestations), selon les politiques établies;
• Identifier les problèmes reliés au registre, assurer une vigie en cette matière et suggérer des pistes d’amélioration et de solution;
• Participer aux activités des autres registres tenus par le Service des greffes;
• Agir en soutien notamment au secrétaire ou à la secrétaire au greffe d’indemnisation et à l’agent ou l’agente aux comptes en fidéicommis et au service de garde en cas par exemple de surcharge de travail et de vacances;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

• Vous avez un diplôme d'études collégiales ou l’équivalent;
• Vous avez une (1) année d’expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre organisation et votre gestion des priorités;
• Votre orientation vers le client;
• Votre rigueur et votre rapidité d’exécution;
• Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec vos collègues;
• Votre maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Votre maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Votre maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.