Agent ou agente à la formation continue obligatoire (FCO)

Répondre aux demandes d’informations téléphoniques, écrites, par télécopie ou par messagerie électronique visant la FCO, en respect des lois, règlements et politiques internes;

Évaluer les demandes en général, trier les appels selon leur nature, transférer les appels aux personnes appropriées, informer le public, les membres et divers intervenants et intervenantes sur différents sujets;

Documenter les informations sur les appels reçus et produire des rapports du guichetier de la FCO et d’Info-Barreau;

Identifier les problématiques reliées au service à la clientèle et suggérer des pistes d’amélioration et de solution en ce qui concerne le service et l’information à la clientèle afin d’assurer une vigie;

Effectuer certaines tâches administratives liées notamment à la mise à jour de la foire aux questions de la FCO et du site internet, y compris le dépôt des mises à jour des trousses d’aide à la pratique;

Informer les différents intervenants et intervenantes des diverses modifications et agir comme agent ou agente de liaison interne afin d’assurer une cohérence institutionnelle;

Signaler les problèmes techniques des systèmes ou plateformes à la personne responsable pour résolution;

Former les nouveaux employés et nouvelles employées sur les services de la FCO;

Tâches liées aux accréditations

Assurer, à l’aide notamment du système de gestion des apprentissages, la gestion administrative des accréditations liées à divers comités (Comité aviseur (COAMF), Comités accréditeurs (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres)  :

• Recevoir les demandes d’accréditation et s’assurer de leur conformité;
• Ouvrir les dossiers, s’assurer que les dossiers sont complets, accuser réception des documents;
• Préparer les dossiers pour le Comité aviseur (COAMF) et les comités accréditeurs;
• Assurer la logistique des comités, agir comme secrétaire et produire les procès-verbaux;
• Produire, à la suite de la séance du comité concerné, les lettres, accréditations et documents;
• Assurer la mise à jour au Tableau de l’Ordre du Barreau, au ministère de la Justice et au site Web du Barreau;
• Répondre aux questions générales des membres en lien avec les accréditations.

Autres tâches

Au besoin, remplacer le ou la réceptionniste à la réception centrale pour l’accueil des visiteurs et diriger ceux-ci aux différents services;

Coordonner et organiser les fins de période de référence de la formation continue obligatoire des avocats;

Soutenir l’agent ou l’agente aux demandes de vérification de l’admissibilité d’activité dans le suivi de la vérification des dossiers des membres; 

Recevoir la correspondance pour chacune des activités dont elle a la responsabilité;

Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.