Tout savoir sur les technologies de l'information

Vous devez conserver les dossiers inactifs de vos clients au moins sept ans à compter de leur date de fermeture. Il est permis d’utiliser tout système ou procédé d’archivage, incluant un archivage sur support informatique, donnant accès à toute l’information contenue au dossier. 

Une fois l’ensemble d’un dossier numérisé, les copies papier du même dossier peuvent être détruites. Vous ne pouvez pas détruire un original qui appartient à un client sans avoir obtenu son autorisation ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

La copie numérisée des dossiers est soumise aux mêmes règles concernant le maintien du secret professionnel que les copies papier. Le support de stockage d’informations conservé à domicile pourra, par exemple, être chiffré pour satisfaire à ces exigences.

Après la période de sept ans, vous devez détruire les dossiers inactifs sur support électronique en prenant les précautions nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels, que ce soit, par exemple, en détruisant physiquement le support informatique ou en ayant recours à un logiciel pour effacer les données de façon sécurisée et définitive.

Le Code de procédure civile prévoit la possibilité de notification par moyen technologique dans certaines circonstances. Le Code ne fait référence à aucun système ou format spécifique pour l’envoi par moyen technologique. Il existe différents modes de transmission : courriels, applications de notification électronique, sites Web de téléversement, etc.

Peu importe le moyen choisi, vous avez le devoir déontologique de prendre les moyens raisonnables pour vous assurer que les renseignements confidentiels de vos clients ne puissent être consultés ou interceptés par un tiers non autorisé (art. 61 du Code de déontologie des avocats).

Par exemple, les notifications par courrier électronique, comme l’ensemble des communications par courriel, devraient faire l’objet de chiffrement. Dans certaines circonstances, le chiffrement permet non seulement de préserver la confidentialité des données, mais aussi d’en garantir l’intégrité et l’authenticité.

Pour une assurance supplémentaire quant à la bonne transmission des documents, l’utilisation d’une adresse de téléversement ou d’une application de notification ou de signification devient utile, même si des présomptions de réception et de remise sont prévues à l’intérieur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (art. 31, al. 2).

Vous devez également vous assurer de mettre en place un mécanisme pour traiter vos courriers électroniques et les urgences (art. 6 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats) et ainsi vous assurer de la réception des notifications, même en cas d’absence.

Pour en savoir plus sur la notification par moyen technologique, faire sa preuve ou assurer l’intégrité des documents ainsi transmis, le Barreau a publié un avis aux membres.

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Les réseaux sociaux, s’ils sont utilisés par les avocats, doivent l’être dans le respect des obligations professionnelles. Si vous n’êtes pas familier avec les réseaux sociaux, la prudence est de mise quant à leur utilisation dans un contexte professionnel.

• Évitez de discuter de vos clients et de vos dossiers, y compris sur votre page personnelle. Publier sa simple localisation, devenir ami avec un client, mettre en ligne un statut référant au travail et à un dossier spécifique met l’avocat à risque de diffuser de l’information confidentielle, et ce, même sans révéler l’identité des parties.
• Soyez toujours courtois et professionnel dans ce que vous écrivez ou dans les images que vous diffusez. Évitez de publier vos états d’âme et de faire des commentaires négatifs sur vos clients, un collègue ou un juge (art. 112 du Code de déontologie des avocats), tout échange pouvant devenir public malgré les réglages de confidentialité.
• Si vous commentez l’actualité ou répondez à une question ou à un commentaire, limitez-vous à donner de l’information juridique générale et tenez toujours compte de votre niveau de compétence. Dans le doute, il est préférable d’inviter les gens à obtenir une consultation auprès d’un avocat ou de les diriger vers des sites Web de confiance, comme Éducaloi, en les invitant à effectuer les vérifications eux-mêmes.
• Distinguez vos réseaux sociaux personnels et professionnel. Évitez de devenir « amis » avec vos clients ou de communiquer avec eux sur les réseaux sociaux. N’utilisez pas les réseaux sociaux pour communiquer indirectement avec la partie adverse. Faire une demande d’amitié Facebook à l’autre partie, qui est représentée par un avocat, ou se créer un faux profil pour obtenir l’accès à des informations de nature privée pourrait être considéré comme une faute déontologique au sens des articles 119 et 120 du Code de déontologie.
• Ne sollicitez aucun témoignage de vos clients sur les réseaux sociaux ou sur une page Web professionnelle. Ainsi, sur la page Facebook de votre cabinet, soyez prudent avec les commentaires de vos clients quant à la qualité de vos services.
• Entretenez vos profils et effectuez une vigie sur le contenu que les autres peuvent diffuser sur vous ou sur vos pages. Modifiez votre mot de passe régulièrement et déconnectez-vous de votre compte après chaque utilisation. Révisez les paramètres et fonctions des réseaux sociaux, qui peuvent faire l’objet de modifications sans que vous vous en rendiez compte.

Ce manuel est un outil complet pour tout médiateur souhaitant utiliser les technologies dans sa pratique. Il s’adresse à ceux qui cherchent à innover dans leur façon d’offrir leurs services à des personnes habitant des régions différentes, qui sont incapables d’accéder physiquement aux services ou qui préfèrent tout simplement profiter de certains des avantages qu’offre la médiation par des moyens technologiques.