Conciliation et arbitrage de compte d’honoraires – Questions et réponses
Comment puis-je contester le compte d'honoraires de mon avocat?
Le service de conciliation du Bureau du syndic peut vous aider à résoudre ce problème.
Vous pouvez demander au Bureau du syndic d'effectuer une conciliation en lui exposant par écrit les motifs de votre demande et en joignant à votre lettre une copie du compte. Assurez-vous de mentionner votre adresse et vos numéros de téléphone au travail et à votre domicile ainsi que le nom et l'adresse de l'avocat concerné.
Sur réception de votre demande, le Bureau du syndic vous donnera de l'information et une opinion sur le compte contesté selon les critères déterminés par le Code de déontologie des avocats. Le Bureau du syndic tentera de régler à l'amiable le problème qui vous oppose à l'avocat que vous avez consulté. Vous pourrez, avec son aide, conclure une entente sur le montant à payer pour les services professionnels rendus. Chacune des parties reste toutefois libre d'accepter ou de refuser la proposition du Bureau du syndic.
Les services de conciliation rendus par le Bureau du syndic sont offerts gratuitement par le Barreau du Québec.
Vous avez consulté un avocat et vous croyez que son compte n'est pas justifié? Veuillez communiquer avec :
La préposée à l'information du Bureau du syndic
514 954-3411 ou sans frais 1 844 954-3411
syndic@barreau.qc.ca
Quels sont mes délais pour demander une conciliation?
Vous disposez d'un délai de 45 jours après la réception du compte d'honoraires (incluant les samedis, les dimanches et les jours fériés) pour déposer votre demande de contestation auprès du Bureau du syndic.
Dans le cas où le paiement du compte a été prélevé ou retenu par l'avocat sur les fonds qu'il détient ou qu'il reçoit pour ou au nom du client, le délai commence à courir au moment où ce dernier prend connaissance du prélèvement ou de la retenue.
Il est important de noter qu'une fois le délai de 45 jours écoulé, si l'avocat vous poursuit devant les tribunaux pour obtenir paiement de son compte, le Bureau du syndic ne peut plus intervenir. Vous devez, dans ce cas, lire attentivement les documents que vous avez déjà reçus et agir avec diligence.
Si le délai expire un jour de fin de semaine ou un jour férié, celui-ci est prolongé au premier jour ouvrable qui suit.
Quel est le rôle du conciliateur?
Le conciliateur vous donnera de l'information et une opinion sur le compte de votre avocat qui seront basées sur des critères déterminés par le Code de déontologie des avocats. Le conciliateur tentera de régler à l'amiable le problème qui vous oppose à l'avocat que vous avez consulté. Il sera donc possible, avec son aide, de conclure une entente sur le montant à payer pour les services professionnels rendus.
Les services rendus par le conciliateur sont offerts gratuitement par le Barreau du Québec.
Quels sont les motifs pour lesquels je peux demander la conciliation?
Les motifs sont variés :
- le compte ne respecte pas le taux horaire, le pourcentage ou l'estimé annoncé par l'avocat
- vous ne comprenez pas le compte ou celui-ci n'est pas suffisamment détaillé et vous avez besoin d'explications
- vous considérez que le montant à payer est exorbitant par rapport aux services rendus
- etc.
Il est important de noter que les problèmes financiers des clients ne sont pas des motifs valables pour demander la conciliation.
Quand la conciliation se termine-t-elle?
Lorsqu'un règlement est intervenu entre vous et l'avocat ou lorsque le conciliateur constate qu'aucune entente n'est possible entre les parties. Dans ce dernier cas, vous pouvez passer à l'étape suivante, soit l'arbitrage.
Qu'est-ce qui arrive si la conciliation ne donne aucun résultat?
Dans ce cas, vous pouvez vous en remettre à la procédure d'arbitrage du Barreau pour trancher la question.
Lorsque l'échec de la conciliation est constaté par le conciliateur, celui-ci transmet au client son rapport ainsi qu'un formulaire de demande d'arbitrage. Le client bénéficie alors d'un délai de 30 jours de la date du rapport pour se prévaloir de cette procédure en remplissant le formulaire et en l'acheminant au greffe d'arbitrage des comptes du Barreau du Québec. Il est à noter que ce délai est de rigueur.
Le greffe d'arbitrage a donc pour fonction de voir au fonctionnement du processus conformément au Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des avocats. Il voit à obtenir le dossier de conciliation du Bureau du syndic afin de constituer le dossier d'arbitrage et voit aux significations requises tout au long du processus.
Lorsque le montant contesté est de 7 000 $ ou plus, l'arbitrage sera confié à un conseil d'arbitrage formé de trois arbitres; s'il est de moins de 7 000 $, il le sera à un arbitre unique.
La procédure d'arbitrage est, bien que moins formelle, similaire à celle d'un tribunal. Les parties ont le droit de s'y faire représenter par un avocat ou d'en être assistées. L'arbitre, ou suivant le cas le conseil d'arbitrage, écoutent les parties (clients et avocats), les témoins et reçoivent tout document que les parties veulent produire. C'est lors de l'audition que le client explique en détails ses prétentions et les motifs pour lesquels il conteste le compte d'honoraires de son avocat.
L'arbitre ou le conseil peut rendre une décision sur le banc (c'est-à-dire immédiatement après l'audition) mais la majeure partie du temps, il prend le tout en délibéré pendant quelques semaines et rend sa décision que l'on appelle une sentence arbitrale. Cette dernière peut ordonner un remboursement auquel une partie a droit, diminuer un compte ou le maintenir, le tout avec ou sans intérêt. De plus, l'arbitre ou le conseil peut condamner l'une ou l'autre des parties ou les deux aux frais de l'arbitrage, soit les dépenses encourues par le Barreau pour la tenue de l'arbitrage. En aucun temps, ces frais ne peuvent dépasser 15% du montant du compte contesté.
La décision est finale et sans appel. Elle est donc susceptible d'exécution.
Qui sont ces arbitres?
Des avocats membres de l'Ordre et choisis par le Barreau en fonction de leur intégrité et de leurs qualités professionnelles. Afin d'éviter des frais et pour respecter les réalités régionales, les arbitres pratiquent généralement dans la même région que l'avocat dont le compte est contesté.
Quel est le délai maximum pour faire une demande d'arbitrage?
Vous disposez d'un délai de 30 jours suivant la date du rapport de conciliation pour remplir et expédier votre demande d'arbitrage. Ce délai est de rigueur.
Si vous dépassez ce délai, l'avocat pourra vous réclamer le montant de son compte d'honoraires devant les tribunaux.
Qu'arrive-t-il une fois qu'on a transmis une demande d'arbitrage au Barreau?
Le Barreau vous fait parvenir une lettre enregistrée quelques semaines plus tard. Cette lettre, qu'on appelle un avis d'audition, vous indique où, quand (jour et heure) et devant qui se tiendra l'arbitrage du compte. Vous recevrez cette lettre au moins 10 jours avant la date d'audition. Vous devez vous présenter à cette audition.
Que faire si quelque chose m'empêche d'être présent au jour et à l'heure prévus pour l'audition?
Si vous avez des motifs sérieux de le demander, les arbitres pourront remettre votre audition à une date ultérieure.
Pour demander un changement de date ou d'heure, il faut adresser votre demande aux arbitres pour leur expliquer les raisons pour lesquelles vous ne pourrez vous rendre à l'arbitrage au jour et à l'heure prévus. Vous devez transmettre le tout au greffe d'arbitrage, qui communiquera votre demande aux arbitres. Dans la mesure où les arbitres recevront votre lettre avant l'audition - et seulement à cette condition - ils décideront s'ils acceptent ou non votre demande. Leur décision est finale.
Où ont lieu ces auditions?
Ces auditions se tiennent dans la région où l'avocat dont on conteste le compte exerce sa profession.
Qui est présent lors de cette audition?
Vous et l'avocat dont vous contestez le compte, de même que votre procureur, si vous avez choisi d'être représenté par un avocat. Un arbitre est également présent (si le montant contesté est moins que 7 000 $) ou un conseil d'arbitrage composé de trois arbitres (si le montant contesté est de 7 000 $ et plus).
Comment se déroule une audition?
D'abord, l'arbitre se présente puis il assermente les parties. Il vous demande ce que vous désirez obtenir (une réduction de compte, un remboursement d'une avance versée à l'avocat, etc.). Il est très important d'expliquer en détail les raisons de votre contestation et tous les motifs qui vous amènent à faire une demande d'arbitrage. Ensuite, l'arbitre demande à l'avocat dont vous contestez le compte sa version des faits.
L'arbitrage se déroule de façon moins formelle qu'un procès devant une cour de justice.
Peut-on être interrogé durant l'audition?
L'arbitre vous posera sans doute quelques questions. Il n'est pas impossible non plus que l'avocat dont vous contestez le compte vous pose également certaines questions.
Quand obtient-on la décision des arbitres?
Les arbitres peuvent rendre leur décision lors de l'audition, mais dans la majorité des cas, ils préfèrent la rendre après celle-ci.
Peut-on contester la décision rendue par les arbitres?
Non, leur décision est finale et sans appel.
Que dois-je faire si les arbitres concluent que je dois une somme d'argent à mon avocat?
Vous devez payer cette somme en totalité à l'avocat (et non pas au Barreau).
Si vous n'acquittez pas cette somme dès que la décision est rendue, l'avocat pourra s'adresser aux tribunaux afin de faire exécuter la décision des arbitres et prendra les moyens appropriés (saisie de salaire, saisie de meubles, etc.).
Que faire si on reconnaît une partie du compte de l'avocat?
Si vous avez déjà reconnu devoir à l'avocat un montant qui n'a pas fait l'objet d'un paiement au stade de la conciliation, vous devez faire parvenir au Barreau un chèque émis à l'ordre du « Directeur général du Barreau en fidéicommis ». Le chèque sera encaissé par le Barreau et sera immédiatement remis à l'avocat dont le compte est contesté.
Est-ce que l'arbitrage est gratuit?
Les arbitres imposent généralement certains frais comme par exemple les dépenses encourues (location de salle, huissier, photocopies, etc.). Ces frais ne doivent pas dépasser 15 % du montant du compte contesté. De plus, les arbitres accordent des intérêts sur le montant dû, à partir de la demande de conciliation.