Commis de service

Le ou la commis de service a comme principale responsabilité de recueillir de différentes sources toutes les demandes écrites venant du public qui doivent être traitées par le Bureau du syndic. Il ou elle doit, dès réception, créer un dossier électronique et physique et, ensuite, produire un accusé de réception. Il ou elle exécute aussi diverses tâches liées à la bonne marche des activités du Bureau du syndic.

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes  :

• Trier, numériser et distribuer tout le courrier adressé de façon générale au Bureau du syndic du Barreau et procéder également à la photocopie de différents documents;

• Être responsable de la transmission et de la réception des documents par télécopieur et de transmettre au Bureau du syndic de Québec les demandes qui doivent y être traitées;

• Fermer les dossiers de l’agent ou l’agente d’information au public;

• Mettre à jour le registre des demandes reçues pour traitement au Bureau du syndic;

• Recevoir toutes les demandes écrites pour traitement au Bureau du syndic, soit envoyer par télécopieur, courriel, poste ou remise en mains propres à la réception, selon les règles établies  :

  • Ouvrir un dossier dans BQAPP  :

    • Établir s’il s’agit d’une demande d’enquête, de conciliation, d’information ou autre;

    • Créer un dossier électronique et ouvrir un dossier physique avec les identifications nécessaires qu’il ou que vous avez extrait à la lecture de la demande;

    • Vérifier et compléter les coordonnées du demandeur ou de la demanderesse en communiquant avec lui ou elle si nécessaire;

    • Identifier le cabinet pour lequel travaille l’avocat visé ou l’avocate visée par la demande;

    • Remettre le dossier de demande d’information à l’agent ou l’agente d’information au public;

• Remettre les autres dossiers (enquête, conciliation) pour assignation à un avocat ou une avocate responsable de l’assignation;

• Reprendre le dossier pour mettre à jour l’information électronique à partir des instructions de l’avocat ou l’avocate;

• Produire et envoyer un accusé de réception au demandeur ou à la demanderesse;

• Vérifier les factures à payer et l’information confidentielle des parties, afin de les relier à un dossier au Bureau du syndic;

• Assurer l’envoi, le suivi et la vérification de la facturation des documents envoyés pour traduction;

• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau à son niveau opérationnel, produire les commandes, recevoir les livraisons et vérifier la facture à payer;

• Voir à l’approvisionnement en boîtes par le Service de la gestion de l’information pour les dossiers fermés;

• Lorsque requis, répondre aux appels de la ligne Info-Déonto;

• Effectuer toute autre tâche demandée par le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate.