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Services aux avocats et outils pour la pratique

Comptabilité, fidéicommis et facturation

L’avocat doit tenir une comptabilité conforme aux exigences du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. Voici quelques normes que vous devez respecter et les outils (modèles et formulaires) mis à votre disposition pour vous aider à vous y conformer.

Note Cette section ne réfère pas à toutes les exigences prévues au règlement. Pour en connaître toutes les exigences, vous devez en faire la lecture complète.

Exigences minimales en matière de comptabilité

Pour être conforme aux exigences du Barreau, tout cabinet d’avocats ou tout avocat pratiquant à son compte doit tenir une comptabilité d’administration et une comptabilité en fidéicommis lorsque sa pratique le requiert.

L’avocat doit notamment :  

  • Mettre en place les journaux et registres exigés par le règlement et les tenir à jour.
  • Assurer la confidentialité des données, leur sécurité et leur accessibilité en tout temps.
  • Superviser les personnes (comptable, adjoint, etc.) à qui il décide de déléguer la tenue de sa comptabilité et leur expliquer les exigences du règlement, s’il y a lieu.
  • Respecter les délais de conservation prévus au règlement pour les registres, journaux et pièces justificatives relatives à sa comptabilité.

Chaque mois, l’Inspection professionnelle offre une formation comptable  à laquelle vous pouvez participer ainsi que la personne qui tient votre comptabilité, le cas échéant. Cette formation est gratuite et reconnue aux fins de la formation continue obligatoire. Pour vous inscrire : inspectioncomptable@barreau.qc.ca.

Note Cette page comprend des modèles de document dont l'utilisation n’est pas obligatoire si votre logiciel de gestion comprend toute l’information exigée par le règlement.

Comptabilité d’administration

C’est dans un compte d’administration  que vous pourrez déposer les honoraires gagnés et payer toutes les dépenses reliées à l’exercice de la profession. Vous devriez détenir à cet effet un compte bancaire distinct de votre compte personnel.

Vous devrez  alors tenir à jour un journal de caisse recettes-déboursés d’administration selon les exigences prévues au règlement. Voyez les modèles à votre disposition :

ou

Comptabilité en fidéicommis

Il est obligatoire d’ouvrir un compte en fidéicommis dès que vous demandez des avances d’honoraires et de débours (par exemple une somme reçue en début de mandat en cas d’une entente à forfait) ou lorsque vous transigez des sommes en fidéicommis pour le compte d’un client.

Ouverture d’un compte en fidéicommis

Si vous acceptez de recevoir des sommes en fidéicommis, vous êtes  tenu d’ouvrir un compte général en fidéicommis dans une succursale québécoise d’une institution financière qui rencontre les exigences prévues au règlement.

Afin de comprendre les exigences liées à ce compte, vous devez suivre dans les six mois de l’ouverture du compte, la formation en ligne webpro Comptabilité et normes d’exercice - se conformer à ses obligations professionnelles (à moins d’avoir suivi cette formation dans le cadre de votre formation professionnelle).


Vous pouvez aussi ouvrir un compte particulier en fidéicommis lorsque le client qui vous remet une somme d’argent en fidéicommis dans le cadre d’un mandat veut que les revenus générés par cette somme soient accumulés pour son bénéfice. Avant d’ouvrir un tel compte, vous devrez nécessairement détenir un compte général en fidéicommis, car les sommes devront y transiter à chaque dépôt et retrait.

Si vous ouvrez un compte en fidéicommis, vous devez remplir le formulaire prévu à cet effet et le transmettre au Barreau.

Tenue de la comptabilité en fidéicommis

Si vous détenez un compte en fidéicommis, vous devez tenir à jour  le journal et les registres comptables suivants pour ce compte :

Note Dans les 30 jours suivant la réception d’une demande de l’Inspection professionnelle, l’avocat qui détient un compte général en fidéicommis devra transmettre un rapport comptable annuel pour chacun de ses comptes.

Dépôt au compte général en fidéicommis

Une somme d’argent en fidéicommis doit être déposée dès sa réception dans le compte général en fidéicommis. Vous devez faire les inscriptions requises à votre journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis et à la carte-client du dossier.

Vous devez inscrire aux journaux et registres la date réelle de la réception d’une somme et non pas la date inscrite au relevé bancaire.

Si, par ailleurs, vous recevez une somme d’argent sous forme indivisible (par exemple, par chèque), dont une partie seulement doit être déposée dans votre compte général en fidéicommis, vous devez la déposer dans ce compte et retirer sans délai la partie qui n’a pas à y être déposée.

Retrait du compte général en fidéicommis

Vous pouvez retirer de votre compte général en fidéicommis une somme d’argent reçue initialement à titre d’avance d’honoraires ou de débours, après avoir effectué le travail ou engagé les débours et après avoir transmis une facture au client.

Le retrait du compte général en fidéicommis pour le paiement des honoraires gagnés et des débours engagés doit être effectué sans délai. Ce retrait ne peut se faire que par chèque ou par virement à un compte qui n’est pas un compte en fidéicommis, ouvert au nom de l’avocat ou au nom de la société au sein de laquelle il exerce. Vous ne pouvez pas retirer de votre compte en fidéicommis une somme excédant la valeur des services rendus ou des débours engagés.

Vous devez inscrire aux journaux et registres la date réelle de l’émission d’un chèque ou d’un virement bancaire à partir du compte et non pas la date inscrite au relevé bancaire, si la date est différente.

Vous pouvez aussi retirer l’argent à remettre à un client ou à un tiers à son nom, ou l’argent qui doit être transféré directement vers un autre compte général en fidéicommis.

Les retraits du compte général en fidéicommis ne peuvent être effectués en espèces, sauf lorsque vous devez rembourser au client, en tout ou en partie, une somme de 7 500 $ ou plus que vous avez reçue en espèces.

Autres biens détenus en fidéicommis

On peut vous confier d’autres biens que de l’argent en fidéicommis. À titre d’exemple, l’avocat pourrait détenir un certificat d’action, des titres, des livres de procès-verbaux, un chèque postdaté, un bien, etc. Si tel est le cas, vous devez inscrire ce bien à votre registre des autres biens détenus en fidéicommis dont voici un modèle.

Réception de sommes en espèces

Lorsque vous recevez une somme en espèces en fidéicommis ou pour le paiement d’honoraires gagnés ou de débours engagés, et ce, peu importe le montant reçu, vous devez remettre à la personne de qui vous recevez cette somme un reçu conforme aux exigences du règlement et en conserver une copie. Vous devez également inscrire la transaction dans vos journaux et registres et inscrire qu’il s’agit d’une somme reçue en espèces.

La déclaration d’une somme reçue en espèces (7 500 $ ou plus)

L’avocat qui reçoit une somme atteignant 7 500 $ ou plus en espèces pour un même mandat (qu’elle soit reçue en un seul versement ou de façon cumulative) doit transmettre à l’Inspection professionnelle une déclaration signée dans les 30 jours de la réception de cette somme. Vous devrez y joindre une copie de tous les reçus émis pour tous les montants reçus en espèce pour ce mandat. Cette exigence s’applique tant pour les sommes reçues en administration qu’en fidéicommis. Cette mesure a été instaurée à la suite de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Somme en espèces de 7 500 $ ou plus en fidéicommis

Vous ne pouvez pas recevoir en fidéicommis pour un même mandat ou contrat de service,  de façon cumulative, une somme en espèces de 7 500 $ ou plus, sauf exception.

Les exceptions

Plus précisément, vous pouvez seulement accepter en fidéicommis une somme en espèces de 7 500 $ ou plus pour un même mandat ou contrat de service lorsque la somme vous est remise :

  • par une institution financière
  • par un organisme public
  • conformément à une ordonnance de la cour ou pour payer une amende ou une sanction
  • par un agent de la paix, un organisme chargé de l’application de la loi ou autre mandataire de l’État dans l’exercice officiel de ses fonctions
  • pour dépôt à la cour afin d’obtenir la mise en liberté d’une personne détenue
  • à titre d’avance d’honoraires ou de débours

Il est toujours interdit à l’avocat de recevoir en fidéicommis une somme en espèces de 7 500 $ ou plus, par exemple, pour un règlement hors cour (si une telle entente n’est pas entérinée au préalable par le tribunal) ou pour effectuer une transaction pour un client dans le cadre d’une vente de biens.

Le remboursement d’une somme reçue en espèces (7 500 $ ou plus)

L’avocat qui a reçu une somme en espèces de 7 500 $ ou plus pourrait devoir rembourser une partie ou la totalité de la somme à la personne qui lui a remis ou à un tiers. Cela pourrait se produire par exemple si vous avez reçu en espèces une avance pour honoraires et débours et que les honoraires gagnés ou les débours effectués dans le dossier sont inférieurs au montant reçu à titre d’avance.

 

En règle générale, il est interdit à l’avocat de retirer des sommes en espèces d’un compte général en fidéicommis. Cependant, l’avocat qui est tenu de rembourser, en totalité ou en partie, une somme de 7 500 $ ou plus qu’il a reçue en espèces, doit effectuer ce remboursement en espèces, qu’importe le montant. Dans ce cas, vous devez obtenir de la personne à qui vous remettez la somme remboursée un reçu conforme du règlement.

Honoraires professionnels et facturation : bonnes pratiques à adopter

Il n’existe pas de directive du Barreau du Québec pour guider les avocats dans le choix de leur mode de tarification. Il vous revient donc, à titre de professionnel, de déterminer le mode de tarification pour vos honoraires, sous réserve des dispositions du Code de déontologie des avocats. Peu importe le mode de tarification utilisé, celui-ci doit répondre en tout point aux devoirs et obligations prévus au Code.

Pour connaître le cadre déontologique des honoraires et comprendre les principaux enjeux liés aux différentes méthodes de tarification des services juridiques, consultez le guide Tarification des services juridiques : Un regard 360◦.

Un modèle de convention de mandat et d’honoraires est mis à la disposition des avocats afin d’inciter au recours à ce mode de communication privilégié avec son client. Que vous choisissiez de consigner les informations par écrit ou que vous le fassiez verbalement, il est impératif de déterminer les conditions, les modalités et l'étendue du mandat avec votre client. Rédiger une convention de mandat et d’honoraires professionnels n’est pas en soit obligatoire.
Consultez ce modèle : 

Ressources

Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats

Consulter le règlement

Collection de droit de l’École du Barreau Une section portant sur la comptabilité y est incluse.

Visiter le site du CAIJ

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