Adjoint ou adjointe juridique aux syndics adjoints ou syndiques adjointes

Tient les agendas de délai, entre autres, sur les suivis de dossiers, les auditions, les prescriptions, les rendez-vous, les autres échéances;

Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, mémoires, divulgations de la preuve, rapports, etc., dans le traitement des dossiers;

Prépare et effectue la vérification préliminaire de conformité du dossier disciplinaire (plainte, requête en radiation provisoire, divulgation, préparation et/ou montage des cahiers d’autorités incluant boudinage, liste de pièces) en considération de délais très restreints et en s’assurant de la bonne gestion de la preuve volumineuse;

Ouvre les dossiers de façon occasionnelle, en effectue le classement et la mise à jour, effectue les rappels, voit à leur épuration et procède à leur fermeture;

Soutient, le cas échéant, les syndics adjoints ou syndiques adjointes à la préparation des différentes procédures au Tribunal des professions (comparutions, requêtes en prorogation de délai, requêtes en appel), du mémoire d’appel, des cahiers d’autorités. Appelle les témoins dans certains dossiers disciplinaires pour établir une date d’audition commune;

Assure en collaboration avec les syndics adjoints ou syndiques adjointes la préparation des documents suivants  :

• Les rapports de conciliation et les dossiers d’arbitrage

• Les dossiers à être transmis au Greffe de révision;

• Les rapports au Fonds d’indemnisation;

• Les documents nécessaires aux prises de possession;

• Les dossiers de réinscription;

Reçoit les appels téléphoniques des plaignants ou plaignantes et des avocats ou avocates, assure également la transmission des messages, des courriers électroniques et des urgences aux syndics adjoints ou syndiques adjointes et reçoit les plaignants ou plaignantes qui se présentent à la réception avec ou sans rendez-vous;

Assure, le cas échéant, le suivi de la signification des huissiers;

Ouvre le courrier et effectue la saisie au système informatique des informations pour la numérisation des documents relatifs aux dossiers et en effectue la numérisation à l’occasion;

Grave des copies de CD-ROM, prépare le contenu de clés USB, produit des présentations POWERPOINT et crée des tableaux dans EXCEL, notamment, pour la gestion de dossiers complexes;

Remplace le ou la réceptionniste au Bureau du syndic selon le calendrier établi et lorsque requis;

Remplace les autres adjoints ou adjointes juridiques aux syndics adjoints ou syndiques adjointes de façon occasionnelle durant leur absence (ex. :  prise d’appel, dictées, etc.) et effectue toute autre tâche demandée par l’un ou l’autre de ses supérieurs immédiats ou supérieures immédiates.