Adjoint ou adjointe juridique aux syndics adjoints ou syndiques adjointes

L’adjoint ou l’adjointe aux syndics adjoints ou syndiques adjointes va assister ces derniers ou dernières, ainsi que les avocats ou avocates en effectuant l’ensemble des tâches cléricales et de gestion de dossiers au Bureau du syndic.

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes  :

• Tenir les agendas de délai, entre autres, sur les suivis de dossiers, les auditions, les prescriptions, les rendez-vous, les autres échéances;

• Proposer des projets de lettres et effectuer la transcription électronique des divers documents, correspondances, mémoires, divulgations de la preuve, rapports, etc., dans le traitement des dossiers;

• Préparer et effectuer la vérification préliminaire de conformité du dossier disciplinaire (plainte, requête en radiation provisoire, divulgation, préparation et/ou montage des cahiers d’autorités incluant boudinage, liste de pièces) en considération de délais très restreints et en s’assurant de la bonne gestion de la preuve volumineuse;

• Ouvrir les dossiers de façon occasionnelle, en effectuer le classement et la mise à jour, effectuer les rappels, voir à leur épuration et procéder à leur fermeture;

• Soutenir, le cas échéant, les syndics adjoints ou syndiques adjointes à la préparation des différentes procédures au Tribunal des professions (comparutions, requêtes en prorogation de délai, requêtes en appel), du mémoire d’appel, des cahiers d’autorités.

• Appeler les témoins dans certains dossiers disciplinaires pour établir une date d’audition commune;

• Assurer en collaboration avec les syndics adjoints ou syndiques adjointes la préparation des documents suivants  :

  • Les rapports de conciliation et les dossiers d’arbitrage

  • Les dossiers à être transmis au Greffe de révision;

  • Les rapports au Fonds d’indemnisation;

  • Les documents nécessaires aux prises de possession;

  • Les dossiers de réinscription;

• Recevoir les appels téléphoniques des plaignants ou plaignantes et des avocats ou avocates, assurer également la transmission des messages, des courriers électroniques et des urgences aux syndics adjoints ou syndiques adjointes et recevoir les plaignants ou plaignantes qui se présentent à la réception avec ou sans rendez-vous;

• Assurer, le cas échéant, le suivi de la signification des huissiers;

• Ouvrir le courrier et effectuer la saisie au système informatique des informations pour la numérisation des documents relatifs aux dossiers et en effectuer la numérisation à l’occasion;

• Graver des copies de CD-ROM, préparer le contenu de clés USB, produire des présentations POWERPOINT et créer des tableaux dans EXCEL, notamment, pour la gestion de dossiers complexes;

• Remplacer le ou la réceptionniste au Bureau du syndic selon le calendrier établi et lorsque requis;

• Remplacer les autres adjoints ou adjointes juridiques aux syndics adjoints ou syndiques adjointes de façon occasionnelle durant leur absence (ex. : prise d’appel, dictées, etc.) et effectuer toute autre tâche demandée par l’un ou l’autre de ses supérieurs immédiats ou supérieures immédiates.